Alumni-Portal | Datenschutzerklärung

Die Deutsche Schule Shanghai Hongqiao und die Deutsche Schule Shanghai Yangpu (im Folgenden gemeinsam als „Schule", „wir" oder „uns" bezeichnet) verpflichten sich, Deine personenbezogenen Daten und Dein Recht auf Privatsphäre zu schützen. In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, wie wir Deine personenbezogenen Daten erfassen, verwenden und weitergeben, wenn Du Dich für das Alumni-Portal der Deutschen Schule Shanghai (das „Portal") registrierst und dieses nutzt.

Personenbezogene Daten sind Informationen/Daten, die Dir als Besucher unseres Portals zugeordnet und zu Deiner persönlichen Identifizierung verwendet werden können.

1. Wer verarbeitet Deine personenbezogenen Daten

Die für die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten im Sinne des Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten („Datenschutzgesetz") Verantwortlichen sind:

Deutsche Schule Shanghai Hongqiao

Datenschutzbeauftragter

350 Gaoguang Road, Qingpu District, Shanghai 201702

Deutsche Schule Shanghai Yangpu

Datenschutzbeauftragter

758 Jiangwancheng Road, Yangpu District, Shanghai 200433

Wenn Du Fragen, Kommentare oder Anliegen zu dieser Erklärung oder der Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten hast, kannst Du Dich wie folgt an unseren Datenschutzbeauftragten wenden:

📧 datenschutz@ds-shanghai.de

2. Welche personenbezogenen Daten wir erfassen und warum

Wir betreiben dieses Portal in erster Linie als Informations- und Kommunikationsplattform für Alumni der Schule. Wir unterscheiden zwischen personenbezogenen Daten, die für Deine Registrierung beim Portal erforderlich sind, und zusätzlichen Daten, deren Angabe optional ist.

2.1 Basisinformationen (Pflichtangaben)

Die Informationen in diesem Abschnitt werden für Deine Registrierung und die grundlegenden Funktionen des Portals benötigt.

Identifikations- und Kontaktdaten: Dein vollständiger Name, Geburtsdatum und Email-Adresse.
Zweck: Identitätsprüfung und Kommunikation.
Informationen zur Schullaufbahn: Beginn und Ende Deiner Zeit an der Schule, Klasse(n) und Abschlussstatus.
Zweck: Auffindbarkeit im Verzeichnis/Sichtbarkeit Deines Profils – das hilft anderen Alumni, Dich zu finden und Dich zu kontaktieren.
Technische Zugriffs- und Nutzungsdaten: Anmeldedaten wie IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, angeforderte Seiten oder Dateien, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Gerätekennungen, Referrer-URL (sofern übermittelt), HTTP-Statuscode usw.
Zweck: IT-Sicherheit, Systemschutz und Einhaltung gesetzlicher Anforderungen.

2.2 Optionale Profildaten

Hier kannst Du zusätzliche Angaben machen, um Dein Profil zu vervollständigen. Die Angabe dieser Informationen erhöht den Nutzen des Portals – sie hilft anderen Alumni, Dich zu finden und Verbindung aufzunehmen, und verbessert Funktionen wie Alumni-Gruppenchats:

Persönliche Angaben: Dein Profilfoto, Deine Staatsangehörigkeit, Dein Geburtstag und Deine Wohnanschrift.
Berufs- oder beschäftigungsbezogene Informationen: Dein aktueller Beschäftigungsstatus, Dein Tätigkeitsbereich, Deine Berufsausbildung sowie Dein beruflicher Werdegang und Deine Berufserfahrung.
Akademische Informationen: Dein Bachelor-/Master-/Doktorgrad, Dein Studienfach, Dein Abschlussstatus oder Dein Habilitationsstatus.
Sonstiges: Deine Sprache, Dein Campus, Deine Schulstufen sowie Rückmeldungen und Kommentare, die Du uns freiwillig übermittelst.

2.3 Private Nachrichten und Netzwerke

Die Nutzung der Nachrichten- und Gruppenkommunikationsfunktionen („Netzwerke") des Portals ist optional. Wenn Du diese Funktionen nutzt, verarbeiten wir folgende Daten:

Daten zu privaten Nachrichten: Nachrichteninhalte und Kommunikationsmetadaten (Absender, Empfänger, Zeitstempel), die bei der Nutzung der privaten Nachrichtenfunktion des Portals entstehen.
Netzwerk-Daten: Inhalte, die Du innerhalb eines Netzwerks teilst oder versendest (Texte, Bilder, Dateien usw.), Kommunikationsmetadaten (Absender, Empfänger/Adressatenkreis, Zeitstempel, IP-Adresse), Gruppeninformationen (Name des Netzwerks, Mitgliederliste, Deine Rolle innerhalb der Gruppe) usw.

3. Wie wir personenbezogene Daten erfassen

Wir erfassen personenbezogene Daten über das Portal auf folgende Weise:

Daten, die Du bei der Registrierung und bei der Nutzung des Portals eingibst;
Bei der Nutzung des Portals automatisch erzeugte Daten, z. B. Protokolldaten und Kommunikationsmetadaten.

4. Rechtsgrundlage

Wir verarbeiten die oben genannten Pflichtangaben (Abschnitt 2.1) nur insoweit, als dies für die Bereitstellung und den Betrieb dieses Portals erforderlich ist. Zusätzliche, optionale personenbezogene Daten (Abschnitte 2.2 und 2.3) verarbeiten wir auf Grundlage Deiner Einwilligung. Indem Du solche Daten aktiv übermittelst oder eine optionale Funktion (z. B. Nachrichten- oder Gruppenkommunikation) nutzt, willigst Du in deren Verarbeitung durch uns gemäß dieser Erklärung ein. Du kannst Deine Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Du diese Daten nicht länger bereitstellst oder die betreffenden Funktionen nicht mehr nutzt. Der Widerruf berührt jedoch nicht die Wirksamkeit der bis zu diesem Zeitpunkt erfolgten Verarbeitung.

5. Sensible personenbezogene Daten

Nachrichten, die Du über die private Nachrichten- oder die Gruppenkommunikationsfunktion des Portals versendest, können sensible personenbezogene Daten enthalten, die Du oder andere Nutzer darin offenlegen (z. B. Gesundheits-, Finanz- oder Standortdaten). Unsere Verarbeitung solcher sensiblen personenbezogenen Daten beruht auf Deiner gesonderten Einwilligung und ist auf den Umfang beschränkt, der zur Bereitstellung dieser Funktionen erforderlich ist; sie werden zu keinem anderen Zweck verwendet.

6. Cookies und ähnliche Technologien

Wir verwenden Cookies, um die wesentlichen Funktionen des Portals sicherzustellen und ein reibungsloses Nutzererlebnis zu gewährleisten. Cookies sind kleine Dateien, die beim Zugriff auf das Portal zwischen Deinem Browser und unserem Server ausgetauscht werden. Sie enthalten keine ausführbaren Programme und können nicht selbst auf Dein Gerät zugreifen oder Dein System beschädigen. Cookies speichern lediglich kleine Datenmengen, die Dein Browser bereitstellt.

Wir verwenden keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Cookies.

7. Sichtbarkeit Deiner personenbezogenen Daten

Bestimmte von Dir bereitgestellte Daten – einschließlich optionaler Profildaten und Inhalte, die Du innerhalb eines Netzwerks oder über die Nachrichtenfunktion teilst – sind für andere registrierte Nutzer des Portals sichtbar.

Deine Daten werden nicht an sonstige Dritte weitergegeben.

8. Aufbewahrungsfristen

Sofern nicht anders angegeben, speichern wir Deine personenbezogenen Daten nur solange, wie dies zur Erfüllung der Zwecke, für die sie erhoben wurden, zur Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, zur Klärung von Streitfällen oder zur Durchsetzung unserer vertraglichen Ansprüche erforderlich ist.

Optionale Profildaten (Abschnitt 2.2) kannst Du jederzeit selbst über Deine Profileinstellungen aktualisieren oder löschen. Daten, die Du auf diese Weise entfernst, werden im Portal nicht mehr angezeigt und aus unseren Systemen gelöscht, es sei denn, eine längere Speicherdauer ist nach geltendem Recht erforderlich oder zulässig oder zur Beilegung von Streitigkeiten notwendig. Die Einstellung eines Feldes auf „Privat" steuert lediglich dessen Sichtbarkeit für andere Nutzer und hat keinen Einfluss darauf, wie lange wir diese Daten speichern.

Nachrichteninhalte und Kommunikationsdaten (Abschnitt 2.3) bleiben Bestandteil der jeweiligen Unterhaltung und können auch nach Widerruf Deiner Einwilligung oder Löschung Deines Kontos weiterhin gespeichert und für andere Teilnehmer sichtbar bleiben.

9. Wie wir Deine personenbezogenen Daten schützen

Wir ergreifen technische und organisatorische Maßnahmen, um zu verhindern, dass Deine personenbezogenen Daten unbeabsichtigt oder vorsätzlich verändert, ganz oder teilweise verloren, zerstört oder unbefugt eingesehen werden. Die Maßnahmen entsprechen dem „Mehrstufigen Schutzsystem für Cybersicherheit" (Multi-Level Protection Scheme / MLPS). Die Maßnahmen werden laufend überprüft und an technische oder regulatorische Entwicklungen angepasst.

10. Deine Rechte zur Kontrolle Deiner Daten

In Bezug auf Deine von der Schule verarbeiteten personenbezogenen Daten hast Du folgende Rechte:

Auskunft über die zu Deiner Person gespeicherten Daten und deren Verarbeitung;
Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten;
Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (soweit dies gesetzlich zulässig ist und die gesetzlichen Pflichten der Schule dem nicht entgegenstehen);
Erhalt einer Kopie Deiner Daten in einem übertragbaren Format;
Widerruf einer erteilten Einwilligung zur optionalen Datenverarbeitung mit Wirkung für die Zukunft.

Bitte richte Deine Anfragen an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe Abschnitt 1).

11. Änderungen

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu aktualisieren oder zu ändern. Über wesentliche Änderungen informieren wir Dich im Voraus und holen, soweit gesetzlich erforderlich, Deine Einwilligung ein.